معاونت اداری و مالی

تحقق اهداف و مأموریت های این اداره کل مستلزم پشتیبانی و تأمین منابع مختلف مالی و انسانی است که معاونت اداری و مالی از طریق دو اداره ؛ امور اداری و پشتیبانی و امور مالی به این مهم می پردازد . اهم شرح وظایف این معاونت به شرح ذیل است .

1- برنامه ریزی ، ساماندهی و حمایت کلیه فعالیتهای اداری و مالی و نیز نظارت بر حسن اجرای دستورالعملها و بخشنامه ها و تعامل نزدیک با معاونت اداری و مالی دفتر مرکز ی
2- تهیه و تنظیم برنامه های تحول اداری ، ساماندهی فعالیتهای مرتبط ، تقسیم کار تعیین وظایف ، مسئولیتها و اختیارات پرسنل تحت امر
3- بهینه سازی فعالیتهای کارشناسان زیر مجموعه و برنامه ریزی در خصوص استفاده بهینه از امکانات ، تجهیزات ، وسایط نقلیه و تلاش در جهت صرفه جویی در هزینه ها و مصارف
4- برنامه ریزی در جهت پیش بینی ، پیگیری و جذب اعتبارات مورد نیاز در فصول مختلف برای پشتیبانی اداره جهت نیل اهداف مورد نظر
5- اتخاذ تدابیر لازم به منظور حل مشکلات و تأمین نیازهای رفاهی ، معیشتی نیروهای شاغل در مرکز استان و ادارات تابعه و نمایندگیها و توسعه تعاونیهای مسکن و مصرف .
6- مطالعه و تدوین گزارشها ، اظهار نظر درباره آنها و نیز تلاش در جهت ارتقاء سیستم کنترل ، نظارت و بازرسی در کلیه امور پشتیبانی اداره کل استان و شهرستانهای تابعه و جلوگیری از هرگونه فعالیت خارج از ضوابط و مقررات .
7- تلاش در جهت بهینه سازی امور و ارائه پیشنهادات لازم جهت بهبود وضعیت اداری و مالی ، شرکت فعال در جلسات شوراها ، کمیته اجرایی ، طرح طبقه بندی مشاغل و سمینارهای مرتبط
8- انجام سایر امور ارجاعی ، تهیه گزارشات سالانه ، ابلاغ به موقع دستورالعملها و بخشنامه ها به مجموعه های تحت امور دفاتر تابعه ، حضور در نمایندگیها و ادارات تابعه و بررسی و حل مشکلات آنها

شرح وظایف محوله کارشناس اداری و پشتیبانی
1. مطالعه ، بررسی و تطبیق سیستمهای ترفیع و ارتقاء و تشخیص نارسائیها ، مسایل و مشکلات و تعیین راه حلهای مناسب برای رفع نارسائیهای موجود .
2. مطالعه و بررسی گزارشهای تهیه شده توسط کارشناسان مربوطه و راهنمائی و نظارت بر عملکرد آنان و نیز برنامه ریزی در جهت ساده سازی مراحل انجام کار
3. مطالعه و برنامه ریزی دقیق جهت اجرای صحیح نظام ارزشیابی کارکنان ، تهیه و تنظیم نمودارهای آماری از وضعیت آنان و نیز ارتباط و تعامل نزدیک با اداره کل امور اداری مرکز
4. مطالعه و آگاهی نسبت به کلیه قوانین و مقررات ، آیین نامه ها ، دستورالعملها ، بررسی و ارائه طرحهای مناسب برای استفاده بهینه از فضای اداری و نیز نظارت بر اجرای آموزشهای ضمن خدمت کارکنان و ارائه گزارش به مبادی ذیربط .
5. اجرای صحیح خط مشی تعیین شده در قالب یک برنامه ریزی جامع و هدفمند و نیز برنامه ریزی مناسب جهت ارتقاء سطح بهره وری فعالیتهای اداری و پشتیبانی
6. برنامه ریزی جهت تأمین وسایل ، تجهیزات ، کالاها و مواد مصرفی مورد نیاز و سفارش حوزه‌های مختلف واحد متبوع با در نظر گرفتن اعتبارات مصوب
7. کسب اطلاعات لازم از مراکز فروش اعم از ضوابط معاملاتی ، مدت انجام معاملات به طور معمول ، قیمتها ، تخفیفها ، سیستمهای حسابداری و فروش و نیز آگاهی از چگونگی تنظیم فرمهای بازرگانی ویژه سفارشات تصویب شده از نظر کمیت و کیفیت و…
8. شرکت فعال (با مطالعه و آمادگی قبلی در جلسات ) سمینارها ، انجام امور ارجاعی مربوط به پست سازمانی ، ارائه گزارشهای مورد نیاز به ویژه عملکرد یکساله حسب دستور مقام مافوق.

شرح وظایف محوله کارشناس املاک
1. گردآوری اطلاعات مربوط به املاک و مستغلات سازمان در بانک نرم افزاری املاک و طبقه بندی و نگهداری اسناد و مدارک مربوط به آنها با هماهنگی دفتر املاک و مستغلات مرکز
2. همکاری و هماهنگی لازم با گروه عمران واملاک مرکز
3. پیگیری و ساماندهی و انجام کلیه امور اجرائی ، ثبتی و دیگر مبادی مربوطه و ابلاغیه کمیسیونهای عمران و املاک
4. هماهنگی با دفتر املاک و مستغلات مرکز در خصوص خرید و فروش ، رهن و اجاره املاک و مستغلات از طریق مقام مافوق
5. اجرای کامل آئین نامه ها و بخشنامه ها ، سیاستها و خط مشی کلی سازمان در ارتباط با املاک ، مستغلات و پروژه های عمرانی
6. پیگیری امور عمرانی اداره کل استان از قبیل : انعقاد قراردادهای مطالعاتی ، مشاوره ، ناظر ، احداث و… برابر مقررات ، آئین نامه ها ، بخشنامه ها و دستورالعملهای ابلاغی از دفتر عمران .
7. انجام هماهنگیهای لازم با ادارات و قسمتهای تابعه اداره کل به منظور کنترل اموال و پروژه های عمرانی و نیز نظارت به موقع نسبت به پروژه های عمرانی در حال احداث .
8. تهیه و تنظیم گزارشهای مورد نیاز به ویژه عملکرد یکساله ، پاسخگوئی به موقع به مکاتبات و مراجعات ، حفظ و حراست از اموال ، تجهیزات در اختیار ، انجام سایر امور ارجاعی مربوط به پست .

شرح وظایف محوله کارشناس اموال
1- همکاری و هماهنگی با مدیریت حقوقی مرکز در خصوص پرونده های مطروحه و پیگیری لازم احقاق حقوق اداره کل و نیز اظهار نظر در مورد قراردادهای منعقده اداره کل و ارائه پیشنهادات اصلاحی در صورت لزوم
2- پیگیری و تعقیب دعاوی مربوط به اداره کل در محاکم و مراجع ذیصلاح با هماهنگی مدیریت حقوقی مرکز و نیز تنظیم پیش نویس لوایح و دفاعیات اداره در خصوص پرونده های مطروحه با هماهنگی و امور حقوقی مرکز
3- تلاش در جهت آشنایی با قوانین ، مقررات ، دستورالعملها و بخشنامه های حقوقی و قضایی در حدود وظایف محوله و همچنین پیگیری به منظور کشف ، شناسایی و تملک املاک محکومینی که املاک آنها به نفع اداره مصادره شده است .
4- نصب برچسب مخصوص اموال در زمان ورود اموال به اداره و تنظیم صورت موجودی اموال مصرفی و غیر مصرفی اداره در پایان سال و نیز کنترل و تأیید برگ خروج اموال و نظارت بر ارسال و نقل و انتقال اموال در داخل و خارج از اداره .
5- تهیه صورت اموال زاید و اسقاطی به منظور ارسال به مرکز و کسب اجازه فروش یا واگذاری آن به غیر با هماهنگی مقام مافوق
6- نگهداری صورت اموال منقول و غیر منقول ، اسقاطی ، مسروقه و امانی طبق آئین نامه اداره و ثبت و ضبط مشخصات آنها و دفاتر اموال
7- هماهنگی با واحدهای ذیربط به منظور کنترل اموال و دارائیهای اداره و استفاده صحیح و منطقی از طریق اعمال کنترلهای نوبتی منظم
8- رسیدگی و صدور مفاصا حساب اموال تحویلی به کارکنان در زمان انتقال ، بازنشستگی ، برکناری و یا خروج از خدمت و نیز تهیه و تنظیم گزارشهای مورد نیاز به ویژه عملکرد سالانه ، پاسخگوئی به موقع به مکاتبات و مراجعات ، حفظ و حراست از اموال و تجهیزات در اختیار و انجام سایر امور ارجاعی مربوط به پست .

شرح وظایف رئیس اداره مالی
1. نظارت و مراقبت نسبت به تنظیم حساب ماهانه ، کنترل و ارسال آن با اسناد و مدارک به مراجع ذیصلاح و نیز مراقبت در حسن اجرای بودجه برنامه و عملیاتی و همچنین رفع نواقص از اسناد و صورت حسابهای واخواهی شده .
2. ارائه اطلاعات لازم در خصوص عملکرد مالی استان به اداره کل امور مالی و نیز مراقبت در وصول درآمدها و هزینه ها در حدود اعتبارات ، برابر ضوابط و مقررات مربوطه .
3. نظارت بر انجام کلیه فعالیتهای مربوط به عملیات حسابداری و رسیدگی به اسناد هزینه دفاتر تابعه و اشرافیت کامل نسبت به دفاتر حسابداری
4. مطالعه و کسب آگاهیهای لازم در زمینه مسایل و مقررات مالی ، از طریق اشرافیت نسبت به تصویب نامه ، آیین نامه های مالی ، مقررات مالیاتی و حسابرسی ، مقررات مربوط به دیوان محاسبات و همچنین نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات .
5. اتخاذ تدابیر لازم جهت توزیع ، تنظیم و کنترل حسابها و اعتبارات استانی و نیز تنظیم و ارسال صورت جلسات تحویل و تحول درمواقع تغییر سمتها و مسئولیت افراد طبق مقررات و ضوابط جلسات
6. رسیدگی به پیش پرداختها ، علی الحسابها ، اسناد و مدارک از نظر رعایت و اجرای قوانین و مقررات .
7. اتخاذ تدابیر جهت بهینه سازی امور و فعالیتها
8. شرکت فعال (با مطالعه و آمادگی قبلی ) در جلسات ، کمیسیونهای مربوطه ، انجام سایر امور ارجاعی مربوط به پست سازمان ، ارائه گزارشهای مورد نیاز به ویژه عملکرد یکساله قسمت .

شرح وظایف کارشناس امور مالی
1. مطالعه قوانین بودجه و سایر قوانین مربوطه و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای آنها و نیز مقایسه و تطبیق برنامه های مالی ، پشتیبانی و عمرانی با برنامه های مصوب و بودجه های ابلاغی و نیز تهیه و تنظیم پیش نویس دستورات و فرمهای محاسباتی به منظور تهیه گزارش
2. بررسی ، کنترل و نظارت نسبت به صورت حساب و تراز عملیات ، اسناد مالی و نیز مراقبت در حسن اجرای بودجه برنامه ای و عملیاتی وتهیه فرمهای‌محاسباتی و تطبیق آنها با ضوابط ومقررات‌مربوطه .
3. رسیدگی به اسناد ، کنترل و اظهار نظر در مورد مسایل مالی و حسابداری و رفع اختلاف حسابهای ثبت شده در صورت بروز و اتخاذ تدابیر مناسب برای بهینه سازی فعالیتها .
4. رسیدگی به پیش پرداختها ، علی الحسابها و سایر اسناد تنظیمی ، دریافت ، مطالعه بخشنامه ها و دستورالعملهای رسیده درخصوص امورمالی و محاسباتی و نیز تهیه و تنظیم صورت عملیات روزانه.
5. تهیه‌وتنظیم برگه های‌محاسباتی‌و پیگیری واریزکسورات قانونی به‌دستگاههای مربوطه تاحصول نتیجه
6. شرکت فعال (با مطالعه و آمادگی قبلی )در جلسات و همایشهای مختلف حسب دستور مقام مافوق
7. کنترل ، بررسی ، رسیدگی و تأیید لیستهای حقوق و مزایا و اسناد مربوط به کارکنان ، روحانیون مستقر ، کلیه اسناد ، مدارک وهزینه های بودجه ای ، عمرانی و سایر منابع .
8. انجام سایر امور ارجاعی مربوط به پست سازمانی ، تهیه گزارشهای مورد نیاز به ویژه عملکرد یکساله حسب دستور مقام مافوق .

شرح وظایف کارشناس فناوری اطلاعات
1. برآورد حجم کار مورد بررسی و طبقه بندی توانائیها و محدودیتهای سیستم و نیز جمع آوری اطلاعات برای تجزیه و تحلیل مسایل پروژه های ساده و همچنین تهیه و تدوین و جمع‌آوری مدارک و اطلاعات برای انجام مراحل مختلف کار
2. تهیه دستورالعملهای لازم برای قسمتهای کد گذاری ، برنامه نویسی ، اپراتوری ، کنترل و نیز طرح ریزی کارت و نوار اطلاعات ورودی و خروجی و تشکیل بانک اطلاعات مورد نیاز .
3. ایجاد ساختار بانک اطلاعاتی بر اساس استانداردهای مورد نیاز و طرح ریزی و تهیه برنامه ماشین و آزمایش آنها و ارتباط سیستمها
4. تهیه طرح سیستم جامع و برآورد میزان اطلاعات ، احتیاجات کارکنان ، لوازم مصرفی ، بودجه مورد لزوم و ساعات کار رایانه برای اجرای طرح پیشنهادی و نتیجه گیری از پروژه مزبور با نظارت مقام مافوق .
5. تهیه نمودارهای لازم و گزارش کار و اجرای طرحهای تبدیل سیستمهای رایانه ای و مشخص نمودن حوزه فعالیت سیستمها و تجزیه و تحلیل مناسبتها
6. تهیه روش کنترل و اقدام در زمینه نگهداری سوابق خروجی رایانه و بررسی و ارزیابی کیفیت کار و پیشرفت فعالیتها
7. شرکت فعال (با مطالعه و آمادگی قبلی ) در جلسات و سیمنارهای مختلف
8. تهیه و تنظیم گزارشهای مورد نیاز به ویژه عملکرد یکساله ، پاسخگوئی به موقع به مکاتبات و مراجعات ، حفظ و حراست از اموال و تجهیزات در اختیار و انجام سایر امور ارجاعی مربوط به پست سازمانی .

شرح وظایف کارشناس امور اداری
1. مراجعه به سازمانهای مختلف و یا واحدهای زیر مجموعه اداره کل استان متبوع جهت جمع آوری آمار و اطلاعات مورد نیاز
2. بررسی و تنظیم آمار جمع آوری شده و تهیه گزارشهای مورد نیاز و نیز تهیه آمار و نمودار کارکنان برای تحلیل آماری مطلوب
3. رسیدگی به پشنهادات و تقاضاهای واصله مربوط به امور استخدام ، تبدیل وضع استخدامی ، ترفیع و بازنشستگی ، تعیین و برقراری حقوق بازنشستگی و یا وظیفه
4. صدور به موقع احکام حقوقی پرسنل با استفاده از رایانه و ثبت و ضبط و رسیدگی به مرخصیها،‌ مأموریتها (روزانه ـ ساعتی) و000 پرسنل سازمان
5. پیگیری به موقع ارتقاء گروه و هر گونه تغییر به موقع از قبیل افزایش حق اولاد ـ گروه تشویقی و000 پرسنل
6. ارائه خدمات کارگزینی به همکاران محترم و اعلام ذخیره مرخصی و سایر موارد به پرسنل
7. انجام خدمات رفاهی و آموزشی به همکاران و همچنین انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق .

شرح وظایف کارشناس امور پشتیبانی
1. مطالعه و آگاهی از قوانین ، مقررات و ضوابط تدارکاتی و پشتیبانی در زمینه خرید ، فروش و تأمین کالا، لوازم و ملزومات و نیز دریافت درخواستهای خرید که توسط مقام مافوق ارجاع می شود .
2. استعلام حداقل بهاء کالا و خدمات قبل خرید و گزارش آن به مقام مافوق و همچنین تهیه و تنظیم صورت مجلسهای مربوطه و مدارک مرتبط با خرید
3. شناسایی مراکز فروش جهت تهیه اجناس با کیفیت و نیز برنامه ریزی مناسب برای ارتقاء سطح بهره‌وری فعالیتهای مربوطه
4. شرکت در کمیسیونهای مزایده ، مناقصه و ارائه راهنمائیهای لازم وبررسی دقیق امور مربوط به ترک تشریفات ، مناقصه ، مزایده مطابق با ضوابط
5. دریافت نمونه کالا و ارائه آن به مقام مافوق از لحاظ تطبیق با مشخصات مورد تقاضا و نظارت بر اخذ ضمانت نامه و کیفیت کالا و یا خدمات مورد تقاضا
6. تفکیک و دسته بندی درخواستهای واصله و ارائه نظرات کارشناسی و نیز دریافت تنخواه گردان برای خرید اجناس مورد نیاز با هماهنگی مقام مافوق
7. برآورد هزینه سفارشات برابر اندوخته های مالی اداره کل و ارائه نظرات کارشناسی به کارپرداز مربوطه و همچنین پیش بینی و برآورد نیازهای یکساله اداره کل در زمینه های مختلف به ویژه لوازم و تجهیزات اداری
8. شرکت فعال ( با مطالعه و آمادگی قبلی ) در جلسات ، سمینارها ، تهیه و تنظیم گزارشهای مورد نیاز به ویژه عملکرد سالانه ، پاسخگوئی به موقع به مکاتبات و مراجعات انجام سایر امور ارجاعی مربوط به پست سازمانی .

دکمه بازگشت به بالا
بستن